César Sobrino Espinoza, abogado asociado al Estudio Zegarra Pinto Abogados y Consultores; árbitro registrado en el Centro de Arbitraje de Saba Consultoría de Servicios Empresariales y docente de la cátedra de Negociación Empresarial Intercultural en la Facultad de Administración y Recursos Humanos de la Universidad de San Martín de Porres.
Resumen
En el presente artículo el autor realiza un análisis de la importancia que tiene el tiempo en nuestras vidas y en la gestión de las organizaciones, así como de las principales razones por las que no es utilizado de manera correcta o que nos lo hacen perder, haciendo hincapié en los beneficios de su adecuado uso, finalizando con algunas recomendaciones prácticas, a efectos de poder optimizar su utilización.
Introducción
En la actualidad es muy común quejarnos por la falta de tiempo. Vivimos en un mundo tan acelerado que ha hecho que el tiempo se haya convertido en un recurso escaso, no obstante, paradójicamente, ser el activo más “democrático” y valioso que existe.
En efecto, todos contamos con 24 horas al día y 7 días a la semana; hombres, mujeres, ricos, pobres, adultos, niños, etc., tenemos tal disponibilidad de tiempo. Del mismo modo, el tiempo es incluso más valioso que el propio dinero o bienes, ya que éstos pueden ser recuperables en caso se gasten o pierdan, cosa que no sucede con el tiempo, ya que éste, una vez transcurrido, es irrecuperable.
De lo dicho anteriormente, se puede concluir que el problema no es tanto la falta de tiempo sino que no lo sabemos gestionar de manera eficiente.
Son muchas las razones por las que las solemos perder el tiempo, y analizarlas todas excedería el propósito de este breve artículo. Es por ello que, si tuviéramos que sintetizar el por qué utilizamos mal el tiempo, diríamos que por las siguientes razones fundamentales:
- Falta de objetivos.
- Deficiente o nula planificación.
- Algunas malas costumbres propias de nuestra cultura e idiosincrasia.
- La impuntualidad.
- La procrastinación.
- El mal uso de las redes sociales y la tecnología en general.
- No saber delegar.
- Ineficiente gestión de la agenda.
- El perfeccionismo.
- Indecisión, miedos y prejuicios.
- Entre otras.
Algunos consejos para el uso eficiente del tiempo
El uso eficiente del tiempo es de vital importancia no solo por lo que ya hemos señalado en líneas anteriores, sino también porque, además, nos reporta muchos beneficios, tanto en nuestra actividad empresarial como en nuestra vida diaria.
Entre los beneficios y ventajas del uso adecuado del tiempo tenemos los siguientes:
- Nos ayuda a alcanzar nuestros objetivos.
- Mejora nuestra productividad y rendimiento.
- Reduce y/o elimina nuestro estrés.
- Equilibra nuestra vida.
- Nos da una sensación de satisfacción.
- Reduce costos en las organizaciones.
- Es una muestra de respeto y consideración.
- Entre otros.
Es por ello que es indispensable el contar con algunas técnicas o medidas que nos ayuden a optimizar su uso y lograr los beneficios que hemos mencionado.
A continuación, analizaremos algunas recomendaciones esenciales para una eficiente gestión del tiempo.
- Defina sus objetivos. El hecho de no tener objetivos o no tenerlos claros hace que malgastemos el tiempo, puesto que iremos saltando de actividad en actividad, sin llegar a tener un resultado tangible. Tenga siempre objetivos claros y alcanzables, y asígneles el tiempo necesario para su consecución.
- Priorice. Una vez que haya establecido sus objetivos, deles la prioridad en el orden de importancia que usted haya determinado, asegurándose de que cada uno tenga el tiempo suficiente para su obtención.
- Planifique oportunamente. Toda actividad a realizarse, necesita, entre otras cosas, contar con un tiempo determinado. Establezca un cronograma de actividades, dándole la prioridad del caso y con la debida anticipación.
- Tenga disciplina. Este es un aspecto vital, ya que el ser disciplinado con el uso del tiempo en la realización de una determinada tarea nos va a ayudar no solamente con la consecución de la misma, sino que también a no robarle tiempo a otras actividades programadas.
- Sea puntual. La puntualidad no solamente es una demostración de respeto y de consideración, sino que también es una herramienta que nos ayudará a gestionar eficientemente nuestro tiempo, puesto que no le restaríamos tiempo a la actividad que estamos realizando ni a la siguiente que deseemos llevar a cabo.
- Aproveche “los tiempos muertos”. Diariamente nos enfrentamos a situaciones en las que no podemos realizar las actividades que queremos por causas ajenas a nuestra voluntad o por obligación, o porque son inevitables, tales como la lentitud del tránsito, colas para acceder a un lugar, viajes, la espera a alguien que es impuntual, entre otras. Ante ello, debemos sacar provecho de estos “tiempos muertos” y realizar algo que nos reporte algún provecho: el leer algún libro, escuchar algún audio en un idioma que deseemos aprender, reflexionar sobre alguna decisión importante a tomar, etcétera.
- Haga uso eficiente de la tecnología. En específico gestione eficientemente sus redes sociales y correos electrónicos. Establezca horarios para enviar, contestar y/o postear mensajes y evite, en la medida de lo posible (salvo una situación excepcional), hacer ello fuera de dicho horario establecido.
- Haga las cosas en el momento indicado. Evite posponer y/o procrastinar. Para ello trate siempre de motivarse y tener una razón que lo impulse a realizar la actividad que desea posponer y debe efectuar: el logro de un título, la obtención de un grado, un aumento en sus ingresos, una satisfacción personal, entre otros.
- Maneje eficientemente su agenda. Acuda solo a reuniones en las que sea necesaria su presencia. Inicie y termine las reuniones a la hora indicada. Acuda preparado con antelación a las sesiones. Evite en la medida de lo posible, las conversaciones que no estén relacionadas con el objeto de la reunión, ni antes, ni durante, ni después de las mismas.
- Delegue. Luego de establecer que objetivos desea llevar a cabo, evalúe qué aspectos puede y debe realizar en tales tareas, y hágalas; las demás deléguelas a quien corresponda.
- Deshágase de los “ladrones del tiempo”. Aspectos como las interrupciones, conversaciones inútiles, mala información, perfeccionismo, indecisión, mentalidad negativa, miedos, etcétera, nos roban el tiempo y no nos permiten un eficiente manejo del mismo. Deséchelos y utilice ese tiempo en algo productivo.
- Sepa decir no. Sin dejar de ser empático y asertivo, sea firme en decir no a quienes o a circunstancias que le hacen perder o malgastar su valioso tiempo, en especial a los denominados “ladrones del tiempo”.
- “Despilfarre” un tiempo para usted. Es importante tener un tiempo para poder desarrollar actividades que nos reporten una satisfacción personal, nos desconecten de la rutina y nos ayuden a tener un equilibrio en nuestra vida. Un hobbie, el practicar un deporte, meditar, viajar o simplemente el descansar, son grandes inversiones de tiempo.
A manera de conclusión
En un contexto como en el que vivimos actualmente, en donde todo se desarrolla a una velocidad vertiginosa, el tiempo se ha convertido en un recurso escaso, por ende muy valioso. En tal sentido, su adecuada gestión resulta ser un imperativo, no solamente para la consecución de nuestros objetivos, sino también por los beneficios que ello nos reporta. De allí que es imprescindible el adoptar una serie de medidas que nos ayuden a maximizar su utilización, como las que hemos podido analizar en el presente artículo.