Autor: 
César Sobrino Espinoza[1]

Resumen

En el presente artículo el autor resalta la importancia que tiene la etapa de cierre, como fase última, dentro del proceso de negociación, ya que puede determinar las futuras relaciones de las partes contratantes, proponiendo una serie de recomendaciones, tanto como para cuando se arriba a un acuerdo como para cuando no se llega al mismo.

La negociación como proceso

Entendemos como negociación al proceso mediante el cual las partes buscan lograr un acuerdo satisfactorio para los intereses de las mismas. Dicho proceso involucra una serie de aspectos: preparación, comunicación, estrategias, intercambio de información, relaciones personales, empresariales y/o internacionales, entre otros. En esa línea, Ury (1993) afirma que la negociación es un proceso de comunicación mutua tendiente a lograr un acuerdo, en una situación en la que existen intereses compartidos y también opuestos. Así también lo puntualiza Flint (2001), quien entiende a la negociación como un proceso de comunicación dinámico, mediante la cual las partes tratan de resolver sus diferencias, así como defender sus intereses y lograr un resultado satisfactorio.

En el ámbito de los negocios, la negociación comercial resulta ser un proceso que involucra personas, empresas o países, a fin de lograr acuerdos para el intercambio de bienes y servicios (Cornejo, 2012).

De lo antes señalado, podemos colegir que la negociación es un proceso, y como todo proceso, está dividido en fases o etapas.

Dentro de las diversas clasificaciones propuestas por expertos en la materia, consideramos que el proceso de negociación atraviesa por tres principales fases o etapas: la de preparación, la de desarrollo y la de cierre. La preparación es el periodo previo a la negociación propiamente dicha, la que se caracteriza, fundamentalmente, por la elaboración del planeamiento estratégico de la misma. El desarrollo es la etapa en las que las partes plantean, intercambian y debaten sus posiciones. El cierre de la negociación es la última etapa de ésta, la cual puede darse con el arribo a un acuerdo entre las partes o sin el mismo.

Importancia de un buen cierre en el proceso de la negociación

En primer lugar, es menester señalar que, usualmente, utilizamos la palabra cierre dentro del proceso de negociación, como sinónimo de acuerdo. Así, por ejemplo, cuando decimos “cerré la negociación”, queremos dar a entender que hemos llegado a un acuerdo; por el contrario, cuando manifestamos, por ejemplo, “no pude cerrar la negociación”, estamos queriendo decir que no pudimos llegar a un acuerdo. Sin embargo, y como lo señalamos líneas arriba, el cierre de la negociación es el término de dicho proceso, la culminación, el corolario de tal actividad, la misma que puede darse con un acuerdo, o sin el mismo. Ahora bien, el hecho de que, cotidianamente, se suela equiparar el cierre con un acuerdo, obedece a que, casi siempre, los negociadores entran en un proceso de negociación para llegar a un acuerdo.[2] Esto último lo podemos visualizar, con mayor frecuencia, en las negociaciones en ventas. Es muy común escuchar a vendedores utilizar este fraseo; incluso, se hace referencia a técnicas de cierre de ventas, cuando a lo que en realidad se refieren, es a tácticas de negociación para poder lograr un acuerdo.

Por otro lado, podemos señalar que, en nuestra experiencia profesional, hemos podido verificar que, comúnmente, se suele dar mayor énfasis a las fases de preparación y de desarrollo en el proceso de negociación; ello debido a que, fundamentalmente, es en estas etapas donde se determinan intereses y posiciones, se establecen objetivos, se desarrollan estrategias y tácticas, se implementan las mismas, se debaten las condiciones, términos, cláusulas, entre otras acciones, creyéndose, erradamente, que tales situaciones, de llevarse de manera eficiente, determinarán, por sí solas, casi como por defecto y de manera ineludible, el llegar a un acuerdo.

Sobre el particular, si bien es cierto que un buen planeamiento de la negociación, así como un buen debate y discusión de términos y condiciones, entre otros, son relevantes para poder llegar, eventualmente, a un buen acuerdo, sin embargo, no puede soslayarse el hecho que el cierre de la negociación juega un papel también crucial en dicho proceso, ya que, dependiendo de éste -sobre todo, si se da con un acuerdo-, puede determinar las futuras relaciones de las partes contratantes.

Es por ello que es muy importante tener en consideración algunos aspectos esenciales al momento de cerrar el proceso de negociación, tanto si se llega a un acuerdo como cuando no se logra el mismo.

Fuente: https://clavesliderazgoresponsable.blogspot.com/2017/06/7-claves-para-cerrar-un-acuerdo-en-una.html

Algunos consejos ante un cierre con acuerdo

Entre los principales aspectos, podemos sugerir los siguientes:

1. Verificar que el acuerdo sea lo más beneficioso posible: Ya habíamos puntualizado que la negociación es un proceso que busca un acuerdo satisfactorio. En tal sentido, se debe tener muy en cuenta que el fin último de la negociación no es tanto el “sacarle la firma” a la contraparte, el lograr el mero acuerdo como tal, sino que éste, es decir, el acuerdo, sea beneficioso, que le agregue valor a las partes, que satisfaga adecuadamente los intereses por los cuales están negociando. En consecuencia, debemos cerciorarnos de que el acuerdo al que se pretende arribar o se ha arribado, sea lo más beneficioso posible, haciendo un debido contraste entre los intereses, necesidades y objetivos de los negociadores con el resultado del proceso negociador.
2. Debe quedar claro para ambas partes: Esta recomendación es de gran importancia. Muchas veces sucede que, por razones tales como la ansiedad de las partes por llegar al acuerdo, lo tenso de la negociación, el desconocimiento de lo negociado, entre otras, se suscribe el acuerdo sin que haya quedado del todo claro para ambas o alguna de las partes, lo cual trae como consecuencia que, posteriormente, ambas se vean envueltas en probables controversias legales. Por lo tanto, se debe tener en cuenta que un acuerdo lleva consigo una serie de consecuencias para las partes: obligaciones, pagos, penalidades, etcétera, y que si no han quedado lo suficientemente claras, traerán como resultado eventuales conflictos, que pueden decantar, no solo en posibles procesos judiciales o arbitrales, sino también mellar la relación y/o la reputación de las partes involucradas.
3. Elaborar y/o redactar minuciosamente el documento que contiene el acuerdo: Todo acuerdo tiene la condición legal de ser un contrato, y como tal es sumamente recomendable plasmarlo en un documento, no solo por el status legal mencionado, sino también porque nos va a servir de constancia de los acuerdos pactados, para los efectos de su implementación y cumplimiento. Siendo esto así, se sugiere que el documento que contiene el acuerdo sea elaborado y/o redactado de manera minuciosa y detallada. En este punto, se recomienda el apoyo de un abogado especialista en la materia del acuerdo negociado, así como de técnicos especialistas en tal campo. Por ejemplo, si la negociación, a cuyo acuerdo se arribó, trata de aspectos mineros, pues se recomienda que la elaboración del documento respectivo, sea efectuada por un abogado especialista en asuntos mineros, con el concurso de ingenieros y/o especialistas en dicho rubro.
4. Darle la formalidad necesaria, de ser el caso: En ocasiones, no basta con solo llegar al acuerdo y firmar el documento que contiene el mismo; es necesario, además, el darle y/o cumplir con algún formalismo que sea menester para otorgarle validez al acuerdo arribado. Así, por ejemplo, puede que sea necesario el elevar a escritura pública el acuerdo, inscribirlo ante algún registro público, apostillar el documento, etcétera. En consecuencia, es necesario verificar tal situación a fin de evitar poner en riesgo la validez o eficacia del acuerdo suscrito.
5. Cumplirlo y/o monitorear su cumplimiento: Como se puede apreciar en esta sugerencia, tenemos dos situaciones a tener en consideración. En cuanto a la primera, es decir, el cumplir con el acuerdo, esto puede parecer muy obvio, pero muchas veces no lo es tanto, máxime en culturas en las que es muy común el incumplimiento total o el cumplimiento parcial, defectuoso o tardío de las obligaciones contractuales. Respecto de la segunda situación, esto es, el monitoreo del cumplimiento de lo acordado, sucede que existen acuerdos que, luego de suscritos, deben ser cumplidos periódicamente. En tal sentido, es de suma importancia monitorear que se dé el cumplimiento de lo acordado dentro de los periodos y plazos establecidos. En consecuencia, y en ambas situaciones, se recomienda cumplir con lo acordado (y, en todo caso, llegar a acuerdos que puedan ser posibles de cumplir), no solamente para evitar alguna eventual controversia con la contraparte, sino también, para no afectar ni la reputación propia ni la relación con aquélla.
6. Evaluar todo el proceso de negociación: Esta es una situación que suele soslayarse en muchas ocasiones; ello porque se cree, de manera errónea, que, porque ya llegamos a un acuerdo, nuestra negociación fue exitosa, y, por lo tanto, no hay nada que evaluar. Sobre el particular, es preciso señalar que tal razonamiento no necesariamente es correcto. El hecho de que se haya llegado a un acuerdo no quiere decir que el mismo haya sido beneficioso, o que el proceso de negociación lo haya sido; puede que haya habido otros factores o circunstancias que hayan incidido para lograr el acuerdo. En consecuencia, siempre es recomendable evaluar nuestro proceso de negociación, aun cuando se haya llegado a un acuerdo, no solo por lo ya dicho, sino también por otras razones: porque siempre hay cosas que mejorar, cosas que aprender de la otra parte, y algo que muchas veces las partes no tienen en cuenta: el de poder verificar el por qué la contraparte decidió suscribir el acuerdo con nosotros. Con esto último nos referimos a que (y esto sería otra recomendación) siempre es necesario indagar qué determinó que la otra parte se sienta inclinada a llegar al acuerdo con nosotros; ello para poder tomar conocimiento de qué aprecia o valora nuestro cliente de nosotros, y así poder saber cuál es nuestro valor agregado o diferencial que es, efectivamente, apreciado por el mercado, y tenerlo mapeado como una de nuestras fortalezas.

• Algunos consejos ante un cierre sin acuerdo

En este punto, también consideramos tener presente los siguientes consejos:

1. Verificar que el no haber llegado a un acuerdo haya sido la mejor decisión: Un proceso de negociación no necesariamente concluye con un acuerdo, ni tampoco debe llevarnos a la suscripción de cualquier tipo de acuerdo; éste debe ser beneficioso, como ya se hizo hincapié. En ese sentido, debemos cerciorarnos de no llegar a acuerdos ineficientes, a fin de evitar situaciones conflictivas a las que hemos hecho alusión anteriormente. Sin embargo, acá debemos tener en cuenta tanto la objetividad como la honestidad al momento de hacer tal verificación, ya que puede suceder que, en realidad, no se llegó a un acuerdo no tanto porque no haya sido o podido ser beneficioso el mismo, sino por otras razones imputables a nuestra parte, tales como una falta de preparación, carencia de una propuesta de valor interesante, falta de experiencia, entre otros. En consecuencia, es crucial hacer una evaluación objetiva al momento de tomar la decisión, en este caso, de no llegar a un acuerdo, teniendo en cuenta que el eventual acuerdo que estamos rechazando, no era beneficioso para la satisfacción de nuestros intereses.
2. Averiguar el por qué no se llegó a un acuerdo: Esta recomendación es importante, ya que nos servirá como una especie de retroalimentación o feedback de manera directa, para posteriores mejoras en nuestras futuras negociaciones. Una forma de hacerlo es preguntando a la contraparte al concluir la negociación, como una especie de off the record; a veces la contraparte no señala expresamente los motivos por los que no desea llegar a un acuerdo con nosotros, debido a que no quiere herir nuestros sentimientos o mellar la relación. Ahora bien, se entiende que lo antes dicho se debe realizar cuando es la contraparte la que se rehúsa a llegar a un acuerdo con nosotros. Cuando se dé el caso opuesto, es decir, seamos nosotros los que no deseemos el acuerdo, podríamos expresar los motivos de manera asertiva y empática.
3. Terminar en buenos términos con la contraparte: Sucede algunas veces que, cuando no logramos llegar a un acuerdo por la negativa de la contraparte, nos frustramos y discutimos con ésta (o hasta la maltratamos), más aún, si hemos invertido una gran cantidad de tiempo u otros recursos en tal negociación. Debemos tener en cuenta varias cosas: uno, que la negociación tiene como una de sus características, el de ser un juego, y como en todo juego, se gana o se pierde. Dos, muchas veces uno no llega a un acuerdo no porque no tenga interés en lo que la contraparte ofrezca sino por otras circunstancias: falta de presupuesto, otras propuestas más competitivas, el tiempo no es el adecuado, etcétera. En tercer lugar, en el mundo de los negocios, los negociadores de un determinado rubro se conocen entre sí (o deberían), por lo cual, puede que, en un futuro, se vuelvan a contactar y en tal ocasión sí arribar a un acuerdo. Sobre esto último, coincidimos con Llamazares y Nieto (2016) cuando señalan que es conveniente dejar siempre una puerta abierta a futuras relaciones comerciales, ya que nunca se sabe, debido a las circunstancias cambiantes en el mundo de los negocios, sobre todo, internacionales. Por lo tanto, se recomienda no terminar en malos términos con la contraparte en caso no se llegue a un acuerdo; simplemente agradecerle por su tiempo, estrecharle la mano y dejar abierta la posibilidad de que, en un futuro, estamos en la predisposición de volver a sentarnos a negociar. Recuerde, finalmente, que podríamos ser nosotros, en alguna oportunidad, los que rehusemos el llegar a un acuerdo, por lo que no nos gustaría ser maltratados.
4. Evaluar todo el proceso de negociación: Si para cuando llegamos a un cierre con acuerdo habíamos recomendado el evaluar todo el proceso de negociación, pues ante este escenario, con mayor razón, obviamente. Acá, una vez más, se debe tener en cuenta la objetividad y la honestidad al momento de efectuar dicha evaluación, ya que, frecuentemente sucede, sobre todo en personas que negocian en una situación de dependencia (es decir, que tienen que reportar a alguien superior), que, al no llegar a un acuerdo, suelen echarle la culpa a la contraparte, cuando, en verdad, se debe a causas imputables (como las que ya mencionamos líneas arriba) al propio negociador, a su empresa o a su propuesta de valor. Esto lo único que hace es que el negociador (así como a la empresa que representa) se perjudique, ya que, lo más probable, es que siga incurriendo en las mismas situaciones que hicieron que no logre el acuerdo. No estamos diciendo que, efectivamente, una negociación no llegue a un acuerdo por causa imputable a la contraparte; puede que, efectivamente, hayamos realizado una buena negociación, y que, no obstante ello, la otra parte no haya querido llegar a un acuerdo o no hayamos querido nosotros hacerlo por culpa de aquélla; lo que puntualizamos es que debemos ser lo más objetivos y honestos al momento de realizar la evaluación de nuestra negociación, para no incurrir en lo ya manifestado.

A manera de conclusión

Todo proceso atraviesa por una serie de etapas o fases, y al tener la negociación esa característica, no resulta ajena a tal situación. Hemos querido resaltar la importancia que tiene la fase del cierre dentro de este proceso por las implicancias que de él se derivan, sobre todo, cuando se llega a un acuerdo entre las partes, proponiendo una serie de recomendaciones a efectos de lograr un cierre eficiente. Sin embargo, es menester precisar que esta etapa, al ser parte de un proceso sistemático (es decir, de todo el proceso de la negociación), se nutre de las etapas anteriores (esto es, la preparación y el desarrollo), y que, por lo tanto, es fundamental -además de las sugerencias planteadas- desarrollar un planeamiento estratégico adecuado, que cuente con intereses y objetivos claros, estrategias, tácticas, un equipo negociador idóneo, una propuesta de valor atractiva, entre otros aspectos, a fin de lograr negociaciones eficientes, que satisfagan los intereses de las partes involucradas, teniendo siempre en consideración una mentalidad orientada a que ambas ganen (win-win) y a la ética como valor fundamental.

Referencias bibliográficas:

• Cornejo, E. (2012). Negociaciones de calidad. Teoría y casos. Editorial San Marcos. P. 163.
• Flint, P. (2001). Negociaciones eficaces. Implemente las mejores estrategias y tácticas. Empresa editora El Comercio S.A. P. 17.
• Llamazares, O. y Nieto A. (2016). Negociación Internacional. Estrategias y casos. Ediciones Pirámide. P.61
• Ury, W. (1993). ¡Supere el No! Cómo negociar con personas que adoptan posiciones obstinadas. Grupo editorial Norma. P. 4.

[1] Doctorando en el PhD de Administración en la Universidad Autónoma de Nuevo León – México, abogado y maestro en Derecho de los Negocios, asociado al Estudio Zegarra Pinto Abogados y Consultores, árbitro registrado en el Centro de Arbitraje de Saba Consultoría de Servicios Empresariales y docente de la cátedra de Negociación Empresarial Intercultural en la Facultad de Ciencias Administrativas y Recursos Humanos de la Universidad de San Martín de Porres.

[2] Cuando decimos que “casi siempre”, queremos señalar que, en ciertas ocasiones, no todos los negociadores inician o siguen procesos de negociación para llegar, necesariamente, a un acuerdo; muchos lo hacen por otros motivos. Sin embargo, no nos extenderemos en tal situación, por no ser ello materia del presente artículo.